Veiller à l’application de la déclaration de copropriété et de ses règlements

Assurer le traitement et le suivi des plaintes des copropriétaires concernant le bâtiment

Préparer, convoquer et gérer les assemblées générales annuelles et extraordinaires, ainsi que rédiger les procès-verbaux

Organiser, préparer et coordonner les réunions du conseil d’administration, ainsi que rédiger les procès-verbaux

Transmettre aux copropriétaires les avis, règlements et informations importantes concernant l’immeuble

Communiquer les décisions du conseil d’administration aux copropriétaires et en assurer le suivi

Conseiller le conseil d’administration sur les bonnes pratiques de gestion et les obligations légales applicables

Mettre à jour les registres de la copropriété

Gérer les dossiers d’assurance du syndicat et les réclamations

Préparer les documents requis par le notaire ou le courtier immobilier lors de la vente d’une unité

Assurer le suivi des dossiers confiés aux professionnels du syndicat, tels que les avocats, assureurs, ingénieurs et autres intervenants, selon les instructions du conseil d’administration

Assurer le suivi auprès des copropriétaires pour les documents d’assurance individuelle, le remplacement des chauffe-eaux et la remise des clés au syndicat

Effectuer les rappels par courriel et SMS auprès des copropriétaires et du conseil d’administration

Préparer le budget prévisionnel annuel en collaboration avec le conseil d’administration

Tenir la comptabilité complète du syndicat

Percevoir les charges communes et les cotisations spéciales, et les déposer dans le compte bancaire du syndicat

Assurer le suivi des arriérés de paiement et des démarches de recouvrement

Vérifier et payer les factures des fournisseurs

Effectuer la conciliation bancaire mensuelle

Préparer les états financiers annuels ainsi que les déclarations fiscales provinciales et fédérales

Préparer et transmettre les formulaires de crédit d’impôt pour le maintien à domicile des aînés

Effectuer la mise à jour annuelle au Registraire des entreprises et les modifications courantes au besoin

Gérer le compte du fonds de prévoyance

Mettre notre logiciel à la disposition du syndicat pour les prélèvements automatiques

Offrir un service d’urgence accessible en tout temps

Gérer les appels d’offres, analyser les soumissions et coordonner les travaux avec les fournisseurs retenus par le syndicat

Assurer le suivi et la coordination des contrats d’entretien, de leur renouvellement et des inspections périodiques du syndicat

Gérer les sinistres et assurer le suivi des interventions auprès des assureurs et des professionnels mandatés

Mettre à jour le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance, conformément aux exigences légales

Assurer la réception des parties communes des immeubles neufs avec les professionnels mandatés, à la suite de la perte de contrôle du promoteur

Assurer le suivi des demandes et des correctifs auprès des fournisseurs, selon les directives du conseil d’administration

Conserver les archives, les plans et les documents techniques du syndicat

Mettre à la disposition du conseil d’administration un portail sécurisé permettant de consulter et de télécharger les documents du syndicat

Conseiller le conseil d’administration sur les travaux à prévoir, conformément au carnet d’entretien recommandé par l’expert

Gestion de la déclaration de copropriété

Assemblée générale annuelle

Réunions du conseil d’administration et rédaction des procès-verbaux

Préparation budget annuel à la collaboration avec le conseil d’administration

Encaissement des charges communes

Récolter Les arriérés de paiement

Valider les factures et payer les fournisseurs

Conciliation bancaire mensuelle

États financiers annuel et déclaration d’impôts

Négociation des soumissions

Gestion de l’entretien des parties communes

Inspection périodique du bâtiment